在新形勢(shì)下 創(chuàng)新企業(yè)檔案信息服務(wù)機(jī)制
池富 徐文利 楊建宇 劉月梅
內(nèi)容摘要：在企業(yè)不斷發(fā)展壯大、信息化、智能化、現(xiàn)代化程度有新的提高的新形勢(shì)下，企業(yè)檔案信息工作如何適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化，進(jìn)而提升企業(yè)檔案信息工作管理水平。我們經(jīng)過幾年的探索實(shí)踐，在完善檔案信息體制機(jī)制、建立健全企業(yè)檔案資源體系，把日常收集與重大活動(dòng)文件材料收集相結(jié)合，積極參加重大建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收，重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作文件材料收集和歸檔工作。建好三個(gè)平臺(tái)、建立健全企業(yè)檔案利用體系。在內(nèi)部網(wǎng)站、外部網(wǎng)站、LED顯示屏播放三個(gè)平臺(tái)上，把分散的檔案信息資源，分門別類地科學(xué)地整合起來，充實(shí)虛擬檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。強(qiáng)化檔案實(shí)體安全與計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)安全，建立健全企業(yè)檔案安全體系。把檔案庫安全與網(wǎng)絡(luò)信息安全，放在同等重要的位置重視，提高檔案信息的安全保密防護(hù)水平。加強(qiáng)檔案信息工作宣傳報(bào)道等方面取得了一定的成效。
關(guān)鍵詞：
大同市供水排水集團(tuán)是根據(jù)《大同市人民政府關(guān)于推進(jìn)城市供水排水管理體制改革的決定》（同政發(fā)【2008】125號(hào)）文件精神，于2009年3月完成工商登記手續(xù)正式成立，大同市供水排水集團(tuán)有限責(zé)任公司作為集團(tuán)母公司，承擔(dān)集團(tuán)管理職能，集團(tuán)下屬6個(gè)子公司，是市政府授權(quán)特許經(jīng)營城市涉水事務(wù)的機(jī)構(gòu)。集團(tuán)公司目前共管理深水井103眼，75mm以上輸配水管線871公里，10千伏專用配電線路119公里，各種設(shè)備3154臺(tái)，日供水量27萬立方米，擔(dān)負(fù)著全市120萬人口和4011個(gè)工商企事業(yè)單位的供水重任，服務(wù)用戶60852戶。具有兩大類135個(gè)參數(shù)的水質(zhì)檢測(cè)能力，其中生活飲用水檢測(cè)能力達(dá)到國家《生活飲用水衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)》要求106項(xiàng)中的104項(xiàng)。
檔案工作是黨和國家工作中的不可缺少的基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)管理工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作。
近幾年來，公司信息部門在省市檔案局館的領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)的重視支持下，面對(duì)企業(yè)改制改革，保障城市供水排水的新形勢(shì)、新任務(wù)對(duì)檔案工作的新要求，我們以建立健全檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系為目標(biāo)，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行檔案收集齊全完整、管理科學(xué)規(guī)范、保管安全可靠、利用便捷高效的原則。以提供檔案信息為己任，通過建立網(wǎng)上虛擬檔案庫與實(shí)體檔案庫相互依托、互相補(bǔ)充的模式、整合檔案信息資源。堅(jiān)持把收集企業(yè)內(nèi)部信息與外部信息相結(jié)合，把收集紙質(zhì)檔案信息與電子檔案信息相統(tǒng)一。在檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制等方面取得了一定的成績。為企業(yè)生產(chǎn)、營銷、基建、管理等項(xiàng)工作的順利完成，提供了檔案信息支持服務(wù)和計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持服務(wù)。
一、進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制，堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。
公司檔案信息工作由信息信息處負(fù)責(zé)集中管理。分別有基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、營銷檔案、黨、政、工管理檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案。聲像檔案59528卷。組織人事檔案由人事處、組織部，按照上級(jí)勞動(dòng)人事、組織部門的要求進(jìn)行管理。
為了企業(yè)信息化建設(shè)的需要，1999年公司將檔案館與計(jì)算機(jī)室合并組建為信息處，把檔案管理人員與計(jì)算機(jī)管理人員相結(jié)合，現(xiàn)有大專以上的計(jì)算機(jī)專業(yè)與檔案專業(yè)的人員10人。為科學(xué)整合檔案信息資源，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。
每年年初，由信息部門編制新年度的檔案工作計(jì)劃，包括檔案工作經(jīng)費(fèi)計(jì)劃、大修更新計(jì)劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，列入公司生產(chǎn)經(jīng)營大修更新計(jì)劃匯編中實(shí)施。公司考核部門再將各部門單位的工作計(jì)劃列入目標(biāo)責(zé)任書，與各部門單位簽訂目標(biāo)責(zé)任書。每個(gè)單位部門的責(zé)任書都有文件材料歸檔的內(nèi)容。形成了檔案信息部門既是考核部門。又是被考核部門，相互制約，互相監(jiān)督的機(jī)制。公司領(lǐng)導(dǎo)在檔案信息專業(yè)人員配備、檔案信息管理制度建設(shè)、檔案信息經(jīng)費(fèi)劃撥上，予以檔案信息工作大力支持和高度重視。為維護(hù)文件材料的完整率、準(zhǔn)確率提供了考核管理依據(jù)。從體制、機(jī)制上保障了企業(yè)檔案信息管理工作的順利進(jìn)行。
去年以來，根據(jù)公司修訂企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，我們不斷完善檔案信息管理制度，對(duì)于不適應(yīng)檔案工作需要的制度，參照國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行修訂。適時(shí)更新文件材料的歸檔范圍，文件材料整理規(guī)范等制度。同時(shí)，廢止部分過時(shí)的檔案信息管理制度。在各部門單位的工作管理職責(zé)中，增加文件材料歸檔、電子文件歸檔的內(nèi)容。與時(shí)俱進(jìn)，形成上下、左右都重視文件材料歸檔和檔案工作的氛圍。
針對(duì)機(jī)關(guān)處室機(jī)構(gòu)調(diào)整，人員變化的情況，加強(qiáng)對(duì)調(diào)整后的兼職檔案員和信息安全員的專業(yè)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)教育。積極參加市檔案局、市公安局網(wǎng)監(jiān)處、市互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會(huì)組織的檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)安全知識(shí)培訓(xùn)班。學(xué)習(xí)新知識(shí)，新技能，不斷提高專職和兼職檔案、信息網(wǎng)絡(luò)安全人員的專業(yè)素質(zhì)。
二、把日常收集與重大活動(dòng)文件歸檔相結(jié)合，建立健全企業(yè)檔案資源體系。
每年年中，信息部門按照檔案工作計(jì)劃和考核職責(zé)，積極指導(dǎo)各部門上年度產(chǎn)生的文件材料的歸檔工作，認(rèn)真接收、整理、分類、編目、統(tǒng)計(jì)工作。并將卷內(nèi)目錄錄入電腦和內(nèi)部網(wǎng)站，以備查閱。新接收檔案須填寫檔案移交目錄一式兩份，雙方負(fù)責(zé)人簽字同意，各執(zhí)一份。對(duì)于借閱檔案者，嚴(yán)格執(zhí)行借閱登記、反饋記錄的規(guī)定，凡是外單位人員查閱檔案，開具檔案證明，必須有單位介紹信或者公司領(lǐng)導(dǎo)批示方可查閱。
為了便于對(duì)存放各類檔案的密集架進(jìn)行管理，我們對(duì)20列檔案密集架進(jìn)行了編號(hào)。在每列密集架正面的標(biāo)題欄，標(biāo)注了該列保存檔案的主要內(nèi)容題名。在密集架內(nèi)部每一格的橫梁上，注明該格保存檔案的主要內(nèi)容題名。為提供利用各類文件材料和檔案創(chuàng)造基礎(chǔ)條件
對(duì)于保存、查閱過程中破損的圖紙、文件檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。為延長檔案保存壽命，防蟲防蛀，我們?cè)诿繉訖n案架上都放置了檔案防蟲藥。每年更換一次。文件材料整理按規(guī)范要求進(jìn)行，按問題組卷，按’件’用棉線裝訂，便于查閱者專項(xiàng)復(fù)印和檔案保密工作。對(duì)久借未還的借檔者，每半年催交一次。
在堅(jiān)持日常收集與從重大活動(dòng)中收集文件材料的工作中，采取了多種途徑、方式和手段并行：
（一）、參加重大建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收。檔案管理人員積極參加工程管理部門組織的城市供水管線工程竣工驗(yàn)收。在對(duì)道路管線改造、新敷設(shè)管線工程和水表出戶工程驗(yàn)收中，堅(jiān)持做到圖紙資料與電子檔案移交同步。對(duì)于因?yàn)楦鞣N原因不能按時(shí)移交竣工檔案的情況，采取了以下措施：1、與負(fù)責(zé)工程管理的部門面對(duì)面催交。2、在工作匯報(bào)會(huì)議上提出催交，請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)重視。3、在工程驗(yàn)收表上，注明未交工程檔案和應(yīng)交電子檔案名稱。4、是直接催交工程施工單位盡快移交。5、是年底根據(jù)公司的整體安排，對(duì)有關(guān)部門年度歸檔工作進(jìn)行績效考核打分。對(duì)未歸檔的部門單位提出處罰意見。通過上述手段，直到工程紙質(zhì)和電子檔案移交齊全、完整為止。
（二）、參加重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作。做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作，重大會(huì)議活動(dòng)、專項(xiàng)活動(dòng)過程中的文件材料收集工作。
1、是接到有關(guān)部門通知后，立即派本處攝像人員前往拍照攝像。編輯加工轉(zhuǎn)發(fā)至公司內(nèi)部網(wǎng)站保存。2、是從參與主辦部門人員的照相設(shè)備復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)文字照片。3、從當(dāng)?shù)氐膱?bào)紙網(wǎng)站、電視臺(tái)收集與公司有關(guān)的視頻、文字、照片添加到公司內(nèi)外網(wǎng)站上。
（三）、做好日常檔案信息收集、歸檔工作。
凡是與公司供排水有關(guān)的內(nèi)部公文和外部的報(bào)紙上的新聞、照片、視頻都是本部門收集的范圍。
我們主要通過下發(fā)大事記表，歸檔通知書、電子郵件、手機(jī)照相、短信、微信功能、優(yōu)盤、網(wǎng)絡(luò)傳輸共享、照相機(jī)等傳統(tǒng)和現(xiàn)代相結(jié)合的方式手段，全方位的收集文字、圖形、照片等檔案信息。對(duì)從大同日?qǐng)?bào)、晚報(bào)網(wǎng)站、公司文印室、工程設(shè)計(jì)等部門電腦共享收集到的工程設(shè)計(jì)竣工圖紙、黨、政、工管理性的公文等電子檔案，及時(shí)添加在內(nèi)部網(wǎng)站相應(yīng)的欄目，對(duì)于重要圖形文件網(wǎng)站信息，年底用刻錄機(jī)刻錄光盤備份一次，以備查詢。對(duì)于企業(yè)集體、個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物、證書、錦旗、企業(yè)重大活動(dòng)產(chǎn)生的老舊黑白、彩色照片，運(yùn)用掃描儀進(jìn)行掃描，保存在內(nèi)部網(wǎng)站照片庫欄目內(nèi)，便于瀏覽，或者制作圖板進(jìn)行展覽。
（四）、優(yōu)化室藏檔案的質(zhì)量，銷毀超期檔案資料
在不斷做好檔案接收、提供利用的工作中。近十年來，我們十分注重優(yōu)化室藏檔案的質(zhì)量，銷毀超期檔案資料，提高檔案庫房設(shè)施的有效利用率。對(duì)于檔案庫房有限，檔案數(shù)量增長無限的狀況，對(duì)超過保管期限的會(huì)計(jì)、營銷用戶檔案，按照會(huì)計(jì)檔案保管期限表的規(guī)定，已于2006年和2013年分別銷毀了兩次。均經(jīng)過公司財(cái)務(wù)部門審驗(yàn)、鑒定和公司領(lǐng)導(dǎo)、市國資委、市保密局等上級(jí)部門審批同意，予以銷毀。為新接收檔案安全存放、優(yōu)化檔案質(zhì)量提供了空間，從而實(shí)現(xiàn)了檔案有進(jìn)有出、有序管理的良性循環(huán)。
三、建好內(nèi)外網(wǎng)站顯示屏三個(gè)平臺(tái)，加強(qiáng)檔案編研工作，建立健全企業(yè)檔案利用體系。
（一）、建好三個(gè)平臺(tái)，搞好檔案信息資源共享
把分散的檔案信息資源，在內(nèi)外網(wǎng)站上分門別類地、科學(xué)地整合起來，充實(shí)虛擬檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
1、在公司內(nèi)部網(wǎng)站上設(shè)立了70多個(gè)一級(jí)欄目，涵蓋了黨政工生產(chǎn)、營銷、工程、設(shè)備等部門單位，集公文、論文、視頻、聲音、圖片、知識(shí)、信息、檔案為一體。檔案信息欄目有：檔案目錄、檔案經(jīng)驗(yàn)、大事記等欄目。十年來，添加信息5000多條，300多萬字，機(jī)關(guān)各處室領(lǐng)導(dǎo)員工瀏覽內(nèi)網(wǎng)113000人次。
2、在本部門負(fù)責(zé)的外部網(wǎng)站，除了建立有適宜公開的檔案工作經(jīng)驗(yàn)新聞的檔案信息欄目外，還設(shè)立了與民生相關(guān)的水質(zhì)公報(bào)、供水價(jià)格、水源概況、服務(wù)站點(diǎn)三十個(gè)一級(jí)欄目。建立公司網(wǎng)站十年來，共有社會(huì)各界人士138000人次瀏覽了網(wǎng)站。
3、在辦公樓一層大廳電梯旁，安裝運(yùn)行的LED顯示屏上，適時(shí)地播放檔案法規(guī)、企業(yè)榮譽(yù)、重要公文等信息，在這個(gè)五平米的雙色顯示屏上，每天都在傳播檔案信息和檔案文化，宣傳檔案和檔案工作，提高了全體領(lǐng)導(dǎo)、員工的檔案意識(shí)和檔案法制觀念。三年來，顯示屏共播放各類信息450條。
（二）、開展編研工作主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)
由于我們?cè)趦?nèi)部網(wǎng)站上建立了虛擬檔案庫，不只各部門領(lǐng)導(dǎo)員工查詢?yōu)g覽相關(guān)信息方便、快捷，而且為檔案編研工作創(chuàng)造了便利條件。近幾年來，圍繞公司的中心任務(wù)，有針對(duì)性的開展編研工作。先后通過內(nèi)部網(wǎng)站信息和檔案信息匯編企業(yè)集體個(gè)人榮譽(yù)匯編、企業(yè)大事記、土地證匯編、綜合數(shù)據(jù)匯編、城市供水管網(wǎng)圖集匯編、水源井?dāng)?shù)據(jù)、會(huì)議紀(jì)要等十多種匯編。除了為機(jī)關(guān)處室領(lǐng)導(dǎo)提供外，還為分散、偏遠(yuǎn)、查檔、瀏覽內(nèi)網(wǎng)不便的單位，提供紙質(zhì)匯編檔案信息和電子光盤信息、郵件信息服務(wù)。
（三）、加快企業(yè)營銷系統(tǒng)信息化進(jìn)程
近幾年，隨著城市建設(shè)迅猛發(fā)展，供水用戶逐年快速增加，對(duì)供水服務(wù)質(zhì)量提出新的要求。公司現(xiàn)有的營銷收費(fèi)軟件，經(jīng)過近十年的收費(fèi)實(shí)踐，在用戶數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，信息資源共享方面存在著不完善之處?，F(xiàn)有的服務(wù)模式，難以滿足用戶不斷增長的服務(wù)需要，為此，計(jì)劃更新并擴(kuò)大營銷收費(fèi)系統(tǒng)的功能，增加表務(wù)管理、報(bào)裝系統(tǒng)，已經(jīng)通過公開招標(biāo)形式，確定了營銷軟件開發(fā)商為公司開發(fā)營銷軟件。標(biāo)志著公司信息化建設(shè)又上了一個(gè)新臺(tái)階。
四、強(qiáng)化檔案實(shí)體安全與計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)安全，建立健全企業(yè)檔案安全體系
（一）、加強(qiáng)檔案庫房管理，確保檔案信息安全
企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富。檔案庫房是檔案信息的重要儲(chǔ)藏地。公司檔案庫房現(xiàn)有面積140平方米。有兩節(jié)六層檔案密集架20列。根據(jù)檔案庫房的管理規(guī)定，在玻璃窗上加裝防光、防塵窗簾。配備了滅火器并一年一更換。在庫房內(nèi)部張貼了嚴(yán)禁煙火標(biāo)識(shí)牌以及檔案庫房管理制度。
嚴(yán)格實(shí)行檔案庫房與閱覽室分開的規(guī)定。查檔者均在閱覽室等候查閱。沒有特殊情況不得進(jìn)入檔案庫房。
每天夜間，辦公大樓安裝的報(bào)警裝置與公安局的110鏈接，超過規(guī)定時(shí)間上電梯樓梯，就會(huì)引起警報(bào)。每周有專人值班。上警報(bào)前保安人員須在每個(gè)樓層巡視一次。安裝運(yùn)行的中央空調(diào)，可以實(shí)時(shí)調(diào)節(jié)檔案庫房冷熱、溫度開關(guān)，調(diào)節(jié)到適宜的溫度。保證了檔案信息和檔案庫房的安全，
（二）、加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全工作，簽訂網(wǎng)絡(luò)安全責(zé)任書
公司現(xiàn)有計(jì)算機(jī)220臺(tái)，包括局域網(wǎng)電腦120臺(tái)。全部接入了互聯(lián)網(wǎng)，均由本部門進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)、維護(hù)和安全管理。為了確保計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，公司信息部門與全部45個(gè)機(jī)關(guān)處室和基層單位的主要負(fù)責(zé)人簽訂了網(wǎng)絡(luò)信息安全責(zé)任書，一年一簽。明確了不得從事什么，嚴(yán)禁什么，需要建立什么等內(nèi)容，確定和上報(bào)分管網(wǎng)絡(luò)的領(lǐng)導(dǎo)與信息安全員名單。形成了一把手高度重視，安全員具體負(fù)責(zé)的格局。
（三）、加強(qiáng)對(duì)重要信息系統(tǒng)安全保密檢查，提升安全防護(hù)能力
認(rèn)真落實(shí)信息部門與各處室、基層單位簽訂的《信息安全責(zé)任書》和公司的《計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的管理規(guī)定》，定期對(duì)重要部門單位的信息系統(tǒng)進(jìn)行重點(diǎn)安全檢查。主要是營銷、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份，不同網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間分離、信息數(shù)據(jù)添加審核保密等項(xiàng)工作的安全檢查。對(duì)重視不夠和表現(xiàn)突出的部門單位，進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)或批評(píng)。推動(dòng)各單位部門像重視生產(chǎn)、工程安全一樣重視信息網(wǎng)絡(luò)安全，有效地提高了集團(tuán)公司信息系統(tǒng)安全、保密管理水平。
五、加強(qiáng)檔案信息工作的宣傳報(bào)道。
通過內(nèi)部、外部的不同渠道，以文字、圖片的方式宣傳檔案信息工作。（一）、對(duì)于借閱檔案后產(chǎn)生的有突出的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例，我們編寫成檔案利用效果實(shí)例匯編，在公司內(nèi)部的‘大同供水’刊物上發(fā)表刊登，進(jìn)行廣泛的宣傳報(bào)道。（二）、在檔案庫房的外圍樓道玻璃窗上，制作了十塊與企業(yè)榮譽(yù)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、題詞、水源工程、檔案信息工作、表彰會(huì)、公司廠容廠貌有關(guān)的照片展板。（三）、每年總結(jié)檔案信息工作的有益經(jīng)驗(yàn)，撰寫成經(jīng)驗(yàn)材料或者論文，積極參加山西省檔案學(xué)會(huì)、大同科協(xié)、中國水協(xié)組織的年會(huì)、論文征集活動(dòng)或者論文研討會(huì)。
近十年來，企業(yè)檔案信息工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)重視下，穩(wěn)中求進(jìn)、開拓創(chuàng)新。在檔案信息管理體制、服務(wù)機(jī)制、檔案資源建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用、檔案信息安全保護(hù)等方面取得了較大的成績。共計(jì)有企業(yè)內(nèi)部和社會(huì)各界的252173人次瀏覽了公司內(nèi)、外網(wǎng)站的檔案信息。為企業(yè)供排水工程設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)、經(jīng)營等部門單位的有關(guān)供水管線鋪設(shè)、管漏搶修、土地糾紛、房屋過戶、財(cái)務(wù)審計(jì)等工作的2900人，提供檔案信息5100卷。產(chǎn)生了較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。受到了公司領(lǐng)導(dǎo)、省檔案局、市檔案局、市統(tǒng)計(jì)局、市互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會(huì)的好評(píng)。先后被大同市政府授予全市檔案工作先進(jìn)集體、全市公眾信息展示特殊獎(jiǎng)等稱號(hào)。
大同市供排水集團(tuán)有限責(zé)任公司信息處 2014年5月20日
發(fā)表在河北省檔案局《檔案天地》2014年增刊 CN13-1184G2
