大同市供排水集團(tuán)建檔流程
第一步：確定文件材料的收集范圍和劃分保管期限
1、收集范圍：企業(yè)檔案的收集范圍主要是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的文件、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種形式和載體的原始記錄。凡是反映單位的職能活動(dòng)，對(duì)單位工作和歷史沿革具有查考利用價(jià)值和憑證作用的文件材料均應(yīng)歸檔保存。
2、劃分保管期限：供排水企業(yè)檔案的保管期限，文書檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，短期為15年、長(zhǎng)期為16---50年。
基建工程檔案分為三種永久、長(zhǎng)期、短期。永久是指工程檔案需永久保存；長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命；短期是指工程檔案保存20年以下。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限分別是3年、5年、15年、25年四種。
3、兼職檔案人員應(yīng)做好文件材料的收集、積累、預(yù)立卷及歸檔工作。
第二步：分類
分類按照供排水工作的業(yè)務(wù)范圍，按其內(nèi)容分為八大類五十個(gè)小類，1.黨群工作類：宣傳工作、組織工作、黨代會(huì)、專題活動(dòng)、紀(jì)檢監(jiān)事、工會(huì)工作、職代會(huì)、規(guī)章制度、綜合類；2、政務(wù)工作類：企業(yè)考評(píng)、產(chǎn)權(quán)證書、經(jīng)營(yíng)證件、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)人事、干部任免、職稱評(píng)聘、治安保衛(wèi)、檔案信息、車輛管理、規(guī)章制度；3、經(jīng)營(yíng)銷售類：管網(wǎng)資料、用戶檔案、水質(zhì)檢測(cè)、計(jì)量管理、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、材料供應(yīng)、水表檢定、規(guī)章制度、合同協(xié)議；4、生產(chǎn)技術(shù)類：生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)安全、質(zhì)量管理、 設(shè)備管理、科研工作；5、其他類：物業(yè)管理、幼教工作；6、財(cái)務(wù)管理類：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、其他；7、企業(yè)榮譽(yù)實(shí)物類：錦旗、獎(jiǎng)狀、證書、印章；8、基建工程類：供排水、工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、土建施工、竣工文件、安裝工程施工、竣工文件、儀表、電氣、消防施工、竣工文件、水廠設(shè)備、化驗(yàn)設(shè)備、辦公設(shè)備，上述工作產(chǎn)生的電子文件、聲像材料。
第三步：組卷與排列
1、組卷：應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用，使歸檔的文件真實(shí)地反映各項(xiàng)職能活動(dòng)的歷史原貌。 管理性文件按年度＋相同的問(wèn)題特征＋保管期限進(jìn)行組卷。每卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)15mm，超過(guò)部分，另外組卷，前后排列。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。
2、文件排列：正件在前，附件定稿在后；正文與文件處理單為一件；原件與復(fù)制件為一件；上級(jí)批復(fù)文件在前，請(qǐng)示文件在后；文字材料在前，圖樣在后。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。檔案以卷為單位，按類別不同，統(tǒng)一從“1”大流水排列，先排永久，后排長(zhǎng)期、最后排短期。
第四步 ：歸檔要求
歸檔的文件材料應(yīng)為原件，須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，不得擅自修改或事后補(bǔ)制。嚴(yán)禁有油筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的字跡材料。交接雙方要填寫移交目錄，雙方簽字。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第五步：裝訂及折疊
1、去除鐵質(zhì)訂書釘、大頭針、曲別針。
2、文件材料按“件”裝訂。按相同的問(wèn)題形成的文件材料依次排列裝訂。以文件左邊線和下邊線為基準(zhǔn)，在距左邊線1.5厘米、距上下邊線4.5厘米處等分3孔，用棉線裝訂，在背面打結(jié)，要求結(jié)實(shí)、平整、美觀。
3、文件中的圖紙，按照297x210折疊，圖形內(nèi)容朝內(nèi)折疊。露出標(biāo)題欄?；üこ虣n案，每卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm。
第六步：編文件頁(yè)碼
編文件頁(yè)碼----給每一‘件’或‘卷’歸檔文件材料編完整的頁(yè)碼。有文字和圖表的頁(yè)面算一頁(yè)，頁(yè)碼編在右下角（背面有文字的編在左下角）。
第七步： 接收時(shí)間
文書檔案在次年六月底以前接收完畢；基建工程檔案在竣工后3個(gè)月內(nèi)移交；會(huì)計(jì)檔案在當(dāng)年度整理完畢后，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)移交單位檔案部門。
第八步：編制檔號(hào)
檔號(hào)是有次序地固定檔案的位置，便于檔案的保管、檢索、統(tǒng)計(jì)和利用。
檔號(hào)編制的要求和方法：
1、編檔號(hào)的要求：檔號(hào)章使用印泥或者印泥油。
2、編檔號(hào)要根據(jù)檔案分類有關(guān)的代字、代號(hào)確定檔號(hào)的結(jié)構(gòu)，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)如下：
檔案檔號(hào)＝門類號(hào)＋年度＋分類號(hào)＋案卷號(hào)。
事例：水質(zhì)檔案7.2010.2，其中7代表水質(zhì)檔案，2010代表年代，2代表案卷號(hào)。
第九步：編制檢索工具
1、檔案著錄，使用計(jì)算機(jī)文件檔案管理系統(tǒng)“案卷級(jí)檔案管理”模塊著錄以下內(nèi)容。
案卷題名、編制單位、案卷時(shí)間、頁(yè)數(shù)、文件份數(shù)、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)。
2、建立卷內(nèi)目錄、案卷目錄、全引目錄、分類目錄、借閱反饋登記簿等。
第十步：標(biāo)注檔案盒封面、脊背
1、檔案盒封面的填寫：“檔號(hào)”填寫門類號(hào)——年度——分類號(hào)——案卷號(hào)。擬寫題名：責(zé)任者+關(guān)于+問(wèn)題+的+名稱組成。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可依據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，標(biāo)題外加“[]”號(hào)。
事例：大同市供排水集團(tuán)公司關(guān)于調(diào)整水價(jià) 改變用水性質(zhì) 停止供水的報(bào)告改造方案。
2、脊背上的填寫：簡(jiǎn)要的案卷題名、保管期限。
3、“立卷單位”填寫立檔單位全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。最好用刻制的印章用印油蓋制。
4、“起止日期”填寫本卷檔案文件形成的最早日期和最后日期。
5、“保管期限”填寫本卷檔案所劃定的保管期限。
6、“密級(jí)”：分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。
第十一步：填寫備考表
互見號(hào)：填寫同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明載體類型。備考表還要標(biāo)注盒內(nèi)文件的卷數(shù)、頁(yè)數(shù)、不同載體文件的數(shù)量，說(shuō)明組卷情況（如文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況），立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。
第十二步：裝盒
各項(xiàng)內(nèi)容填寫完畢后，將該卷（盒）的卷內(nèi)目錄——文件材料——備考表按順序裝入盒內(nèi)。
第十三步；裝柜入架
在柜子的插卡處，架子的橫梁處，打印標(biāo)注柜、架所藏檔案的案卷題名卡片 ，便于快速查詢利用。
本流程由信息處負(fù)責(zé)解釋，若國(guó)家有新的規(guī)定出臺(tái)。按新規(guī)定執(zhí)行。
2011年6月22日
